Wie is aan zet?

Rolduidelijkheid tussen werkgever, leidinggevende, vertrouwenspersoon en HR bij een melding van ongewenst gedrag.

In de praktijk begint rolzuiverheid vaak bij een heel eenvoudig moment: een medewerker vertelt iets en de leidinggevende vraagt zich af wat nu passend is. Niet ieder signaal vraagt om direct handelen. Soms begint zorgvuldig handelen juist met luisteren. Daarna kun je inchecken bij de medewerker en samen verkennen wat nodig is.

Wanneer een medewerker iets vertelt

Soms vertelt een medewerker dat iets op het werk niet goed voelt. Voor een werkgever of leidinggevende is dat vaak een belangrijk moment. Je wilt het serieus nemen en er zijn voor de medewerker. Misschien ontstaat ook direct de behoefte om iets te doen.

Een melding komt binnen en er ontstaan vragen. Over wie gaat het en wat is er precies gebeurd? Wie heeft dit gezien en klopt het verhaal? Soms wordt dan direct de telefoon gepakt om rond te vragen of worden betrokken medewerkers bij elkaar gezet om te horen wat er speelt.

Ik begrijp die reflex, want een leidinggevende voelt verantwoordelijkheid en wil iets doen. Juist daar is het belangrijk om eerst stil te staan bij de vraag: wie is wanneer aan zet?

Waarom direct handelen niet altijd helpt

Zodra je als leidinggevende zelf gaat onderzoeken wat er feitelijk is gebeurd, ga je een andere rol vervullen. Je probeert informatie te verzamelen en verschillende verhalen naast elkaar te leggen. Misschien ga je zelfs bepalen wat waar is en wat niet. Daarmee begeef je je op het terrein van feitenonderzoek en dat kan gevolgen hebben voor het vervolg.

Een medewerker kan zich minder vrij voelen om zijn of haar verhaal te vertellen wanneer het gevoel ontstaat dat er al gesprekken met anderen zijn gevoerd. Ook kunnen mensen zich onder druk gezet voelen om direct met elkaar in gesprek te gaan, terwijl daar op dat moment helemaal geen ruimte voor is. Realiseer je ook dat soms, vaak onbewust, de afhankelijkheidsrelatie tussen medewerker en leidinggevende meespeelt.

Niet iedere melding vraagt om direct handelen of om direct een feitelijk onderzoek.

Verantwoordelijkheid nemen betekent niet altijd: direct handelen

Een voorbeeld uit de praktijk: een medewerker vertelt eerst aan de vertrouwenspersoon wat er speelt. Misschien is het verhaal nog zoekend of weet de medewerker nog niet precies wat diegene nodig heeft. Soms is het vooral belangrijk om het verhaal eerst kwijt te kunnen en samen te onderzoeken wat een passende volgende stap zou kunnen zijn.

Een leidinggevende kan vanuit betrokkenheid juist snel willen handelen. Maar wanneer de medewerker daar nog niet aan toe is, kan dat extra verwarring geven of het gevoel dat de regie over het eigen verhaal wordt overgenomen.

Juist bij onderwerpen rondom sociale veiligheid kunnen verschillende rollen door elkaar gaan lopen. Heldere rolverdeling helpt om zorgvuldig te handelen en voorkomt dat iemand onbedoeld meer doet dan bij zijn of haar rol past.

De rol van de vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon biedt een vertrouwelijke plek. Daar kan een medewerker:

het verhaal vertellen
vragen stellen
mogelijkheden verkennen

De vertrouwenspersoon helpt de medewerker om ruimte en regie te ervaren. Vaak ontstaat daardoor ook meer helderheid.

Dat betekent nadrukkelijk niet dat de vertrouwenspersoon gaat onderzoeken wat er feitelijk is gebeurd of bepaalt wie gelijk heeft. De vertrouwenspersoon doet geen feitenonderzoek of waarheidsvinding. Hij of zij is ook geen mediator of onderzoeker en neemt het traject niet namens de medewerker over. Wanneer er wél behoefte is aan feitenonderzoek, moet daarvoor een passende andere rol of procedure worden ingezet.

Betekent vertrouwelijkheid dan dat de werkgever niets kan doen?

Nee, de vertrouwelijke positie van de vertrouwenspersoon neemt de verantwoordelijkheid van de werkgever niet weg.

De werkgever blijft verantwoordelijk voor een gezonde en veilige werkomgeving en voor beleid rondom psychosociale arbeidsbelasting en ongewenst gedrag. Wanneer daar aanleiding toe is, kan de werkgever dus wel degelijk maatregelen nemen.

Tegelijkertijd vraagt dat om zorgvuldigheid. De vertrouwenspersoon kan op organisatieniveau signalen en patronen bespreekbaar maken binnen de grenzen van vertrouwelijkheid. Denk aan een toename van meldingen of terugkerende thema’s. Daarmee heeft de vertrouwenspersoon een belangrijke signalerende en adviserende rol. De verantwoordelijkheid voor het werkklimaat ligt echter bij de organisatie en haar leidinggevenden.

De rol van de leidinggevende

De leidinggevende heeft een belangrijke rol wanneer er signalen zijn dat iets niet goed gaat. Dat begint met luisteren en serieus nemen. Vervolgens kan de leidinggevende, afhankelijk van de situatie, vragen stellen, grenzen aangeven, handelen en waar nodig opschalen.

Dat betekent niet dat iedere melding direct door de leidinggevende moet worden opgelost. Wel draagt de leidinggevende verantwoordelijkheid voor wat er binnen de eigen werkomgeving gebeurt en heeft hij of zij daarin een voorbeeldrol.

Naast “Wat moet ik nu doen?” is de eerste vraag voor een leidinggevende daarom: “Wat is op dit moment mijn rol?” Dat kan betekenen dat je:

luistert en het signaal serieus neemt
de medewerker vraagt wat die op dit moment nodig heeft
duidelijk maakt welke verantwoordelijkheid jij als leidinggevende hebt
eerst advies inwint bij HR
de medewerker doorverwijst naar de vertrouwenspersoon of een andere passende deskundige voordat je vervolgstappen zet

Daarbij helpt het wanneer een leidinggevende weet wat de verschillende routes zijn. Wanneer is een gesprek passend en wanneer moet HR worden betrokken? Wanneer is een formele procedure nodig, of gespecialiseerde expertise? Juist wanneer deze vragen vooraf duidelijk zijn, hoeft een leidinggevende op een spannend moment niet alles zelf op te lossen.

Je verantwoordelijkheid nemen betekent soms juist dat je weet waar jouw rol ophoudt en waar een andere rol begint. Dat heeft niets met afschuiven te maken. De kracht zit in weten wat zorgvuldig handelen op dat moment betekent en dat is lang niet altijd snel handelen.

En wanneer komt HR in beeld?

HR heeft vaak een verbindende rol tussen medewerker en organisatie en staat daarbij ook naast de leidinggevende. HR kan ondersteunen bij vraagstukken rondom de arbeidsrelatie, teamdynamiek, beleid, procedures en wet- en regelgeving.

Wanneer meerdere signalen samenkomen, kan HR helpen om naast het individuele geval ook te kijken naar wat dit zegt over de organisatie of het team.

Afhankelijk van de situatie kan daarnaast andere expertise nodig zijn bijvoorbeeld van een bedrijfsarts of een arbeidsjurist. Soms is een onafhankelijke onderzoeker of mediator nodig. Juist dan is het belangrijk dat helder blijft wie welke rol heeft en met welk doel.

De werkgever als regisseur van het speelveld

De werkgever zorgt ervoor dat het speelveld zo is ingericht dat medewerkers, leidinggevenden, HR en de vertrouwenspersoon vanuit hun eigen rol kunnen bijdragen aan een sociaal veilige werkomgeving. Daarbij is het belangrijk dat duidelijk is wie welke rol heeft en waar de verantwoordelijkheden liggen. Dan kunnen de rollen elkaar ook versterken.

Je zou de werkgever daarmee kunnen zien als de regisseur van het speelveld: degene die zorgt voor heldere rollen en routes met de randvoorwaarden die daarbij horen. Zo hoeft de werkgever niet iedere situatie zelf naar zich toe te trekken.

Een praktisch voorbeeld

Stel: een medewerker vertelt aan de vertrouwenspersoon dat bepaalde opmerkingen van een collega steeds ongemakkelijker voelen. De vertrouwenspersoon luistert en helpt de medewerker om de ervaring te verhelderen. Daarna bespreken ze samen mogelijke vervolgstappen. Er wordt niet onderzocht wie feitelijk gelijk heeft.

De medewerker kan vervolgens besluiten om zelf met de leidinggevende in gesprek te gaan. De leidinggevende luistert en neemt het signaal serieus. Vervolgens kijkt hij of zij wat binnen de eigen verantwoordelijkheid nodig is.

Wanneer de leidinggevende merkt dat vergelijkbare signalen vaker voorkomen, kan HR worden betrokken. Ook de vertrouwenspersoon zal bij meerdere signalen van ongewenst gedrag (patroon), binnen de kaders van vertrouwelijkheid, een signaal afgeven. Zodat er samen kan worden gekeken naar teamdynamiek, beleid, interventies of de vraag of een andere vorm van onderzoek nodig is.

Iedereen draagt vanuit zijn eigen rol bij, en juist daardoor blijft het proces zorgvuldig.

Wat betekent dit voor jou als werkgever?

Als werkgever is het waardevol om naast de vraag óf er een vertrouwenspersoon is, vooral te kijken of de rollen in de praktijk duidelijk zijn. Een aantal vragen kan daarbij helpen:

Is voor medewerkers duidelijk waar zij met verschillende vragen of signalen terechtkunnen?
Weten leidinggevenden wat hun verantwoordelijkheid is wanneer een medewerker iets vertelt?
Is duidelijk wat een vertrouwenspersoon wel en niet doet?
Is er een klachtenprocedure voor meldingen van ongewenst gedrag en daarmee ook een passende route wanneer er een feitenonderzoek nodig is?
Is helder wanneer HR of andere deskundigheid moet worden betrokken?
Worden signalen en patronen op organisatieniveau benut om van te leren binnen de grenzen van vertrouwelijkheid?

Rolzuiverheid vraagt om duidelijkheid

Goede sociale veiligheid vraagt om duidelijkheid en dat is iets anders dan zoveel mogelijk mensen die zich met een situatie bemoeien. Wie luistert en wie ondersteunt? Wie is verantwoordelijk en wie kan adviseren? Wie onderzoekt als dat nodig is, en wie besluit?

Rolzuiverheid betekent dat je samenwerkt en weet wanneer jij aan zet bent en wanneer juist niet.

Dat kom ik in mijn eigen werk regelmatig tegen. In mijn rol als HR-adviseur kijk ik vanuit de organisatie en de arbeidsrelatie. In mijn rol als externe vertrouwenspersoon kijk ik vanuit de positie van de melder die ruimte nodig heeft om zijn of haar verhaal te kunnen vertellen. Die rollen geven een ander perspectief en een andere verantwoordelijkheid. Juist daarom vind ik het belangrijk om ze niet door elkaar te laten lopen.

Uiteindelijk helpt duidelijke rolverdeling de professional, maar vooral de melder én de organisatie om zorgvuldig met lastige situaties om te gaan.

De voorbeelden en reflecties in dit artikel zijn mede gebaseerd op praktijkervaring met HR-advies en de rol van externe vertrouwenspersoon.

Bronnen en verdieping

Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV): Gedragscode Vertrouwenspersoon
LVV: Functieprofiel Vertrouwenspersoon 2025
LVV: De kunst van de begrenzing (25 juni 2026)
Arboportaal: Vertrouwenspersoon
Nederlandse Arbeidsinspectie: informatie over psychosociale arbeidsbelasting (PSA) en ongewenst gedrag